Mettre en place une démarche GPEEC dans la fonction publique

Déployer une démarche GPEEC dans la fonction publique permet de voir venir les fluctuations d’effectifs et de mesurer les besoins en compétence de façon fine. En tenant compte des contextes économiques, politiques, sociaux et technologiques, elle vous rend aussi plus souple face aux changements. La GPEEC aide à la GRH à court, moyen et long terme.

Qu’est-ce que la GPEEC ?

La gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences désigne la gestion, et notamment la gestion anticipée, des talents de la fonction publique. Elle recoupe les procédures RH qui assurent une cohérence entre les compétences détenues par les agents et les besoins de l’administration. Elle englobe ainsi la conception, la mise en œuvre et le suivi des politiques d’anticipation des besoins RH à court, moyen et long terme.

La gestion prévisionnelle prévient les écarts entre les besoins RH de l’organisation et ses ressources en effectifs et en compétences. Elle sert à assurer la continuité du service public, tout en prenant en compte les évolutions de carrières, de compétences et d’effectifs. Se faisant, une démarche GPEEC nécessite nécessairement :

• Une structuration des politiques de ressources humaines autour des recrutements, des mobilités, des formations, des carrières et des rémunérations ;
• Des plans de formation calqués sur les parcours professionnels et les compétences réelles des agents ;
• Un dialogue avec les partenaires sociaux.

De la GPEC, GPEEC, GEPP : quelles différences pour le secteur public ?

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) se confond souvent avec la gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (GPEEC). Cette dernière englobe le nombre d’agents présents dans la collectivité. GPEC et GPEEC se valent donc dans les grandes lignes : la GPEEC inclut cependant les enjeux liés à la planification du personnel, à la disponibilité des agents et à l’adéquation des ressources avec les besoins de l’établissement.

La GPEC date de la loi Borloo du 18 janvier 2005, qui imposait au secteur privé de faire correspondre les compétences aux besoins actuels et futurs de l’entreprise. Elle a entretemps été remplacée en 2017 par la GEPP, Gestion des Emplois et Parcours Professionnels, une démarche RH d’anticipation des besoins en compétences et en emplois, pour que les entreprises s’adaptent aux changements économiques et technologiques.

La fonction publique n’utilise pas encore véritablement le sigle GEPP, et lui préfère parfois la GPRH (Gestion Prévisionnelle des Ressources Humaines). Dans les faits, GPEC, GPRH et GEPP incarnent des démarches similaires. Elles s’appuient toutes sur un état des lieux des ressources, sur l’anticipation de leur évolution, la prise en compte du contexte économico-politique et le déploiement d’un plan d’action pour réduire les écarts entre besoins et ressources.

Pourquoi mettre en place une GPEEC dans votre collectivité ?

La GPEEC s’inscrit dans un souci de conformité juridique à la loi de transformation de la fonction publique du 6 août 2019. Celle-ci intégrait les Lignes Directrices de Gestion (LDG), dont l’objectif consiste à définir la stratégie pluriannuelle de pilotage des ressources humaines. Une stratégie qui recoupe la valorisation des parcours, l’accompagnement de l’évolution professionnelle des agents et leur accès à des responsabilités supérieures.

Pour les agents, une bonne GPEEC permet de se maintenir dans l’emploi, dans un contexte où les réorganisations de services se multiplient. Elle aide à assurer leur mobilité, à enrichir leurs compétences et élargir leurs opportunités professionnelles.

Installer une GPEEC dans la fonction publique garantit également de rester conforme en matière de formations obligatoires. Elle permet d’anticiper vos besoins de recrutement et de transmission des connaissances. Outre la bonne gestion de la masse salariale, cette procédure doit aussi garantir une gestion des compétences et des carrières capables de mieux répondre aux besoins des usagers.

Comment mettre en place une démarche GPEEC ?

Penser et développer une démarche GPEEC nécessite de mettre entre parenthèses les notions classiques de la fonction publique. Les concepts de statut, de grade, de qualification, ou encore de catégorie n’y occupent pas de place centrale. La GPEEC requiert de penser en termes de “poste”, de “métier” et de “compétence” :

• Un “poste” recoupe des missions, des contraintes (horaires, par exemple), et un positionnement hiérarchique avec plus ou moins de responsabilités.
• Le “métier” englobe une série de “postes” aux compétences comparables. Le “répertoire des métiers” les référencie.
• La “compétence” incarne une combinaison de savoirs, de savoir-faire et de savoir-être acquis par l’expérience et la formation.

En partant de ces notions, la GPEEC déploie 4 axes d’actions prioritaires :

• Le repérage des compétences disponibles dans la collectivité,
• La vérification de l’adéquation poste/agent,
• La gestion des mobilités,
• Les offres de formations ciblées pour monter en compétences, etc.

Elle nécessite, pour réussir, de suivre une démarche précise, validée par la direction générale et soutenue par les élus et le conseil d’administration. Les échanges avec les partenaires sociaux nourrissent également son succès.

Les étapes de la démarche GPEEC

Les procédures de gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences se déroulent généralement en six étapes :

1. Définition des compétences nécessaires aux activités de la collectivité et à la continuité du service public ;

2. État des lieux des compétences et des postes à l’instant T, en vue d’établir une cartographie des métiers et des compétences ;

3. Comparaison de cet état des lieux avec les évolutions réglementaires , le contexte technologique et la pyramide des âges pour mesurer les écarts entre l’existant et les besoins futurs ;

4. Déploiement d’outils RH d’aide à la prise de décision : référentiel des métiers, cartographie des compétences, plans de formations et de recrutements, entretiens annuels et professionnels, entretien de seconde partie de carrière, validation des acquis de l’expérience (VAE) ;

5. Communication avec les agents, l’encadrement et les partenaires sociaux.

6. Réévaluations régulières de la démarche pendant 3 à 5 ans.

Quels sont les défis de la mise en place de la GPEEC ?

La gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences se heurte souvent à plusieurs contraintes :

• Les démarches GPEEC ne couvrent pas toujours parfaitement les problématiques de sous-effectif ou de sureffectif. Ces problématiques sont liées aux métiers en mutation ou en voie de disparition, aux contextes d’usure professionnelle ou de pénibilité des postes ;
• La démarche se révèle souvent impopulaire auprès des agents. Ceux-ci ont besoin d’être rassurés dans un contexte de tension sur les effectifs ;
• Elle ne répond pas toujours au besoin de maîtriser la masse salariale, laquelle reste pourtant centrale dans les préoccupations des RH ;
• Elle souffre des réformes juridiques et politiques qui modifient les durées de carrière, les départs à la retraite ou le profil des emplois d’avenir ;
• Elle crée des débats quant à la définition de ce qu’est un “poste”, une “compétence”, un “emploi”. Une compétence acquise hors du travail est-elle quand même une compétence, par exemple ?
• Elle souffre d’une réputation d’usine à gaz vieille de 30 ans.

Quels sont les avantages de la GPEEC pour votre collectivité ?

Initialement, la GPEEC a été pensée pour que les DRH atteignent les objectifs suivants :

Comment intégrer la GPEEC pour une gestion optimale des ressources humaines ?

La GPEEC permet à la collectivité d’anticiper suffisamment ses besoins en compétences pour s’adapter rapidement aux évolutions politiques, réglementaires et sociales. Elle nourrit le service public du travail d’agents compétents. En favorisant leur développement professionnel et leurs mobilités, elle améliore en outre leur motivation et leur engagement.

Entre anticipation et valorisation des humains, les démarches GPEEC préviennent également les risques sociaux. Elles accompagnent les restructurations de service et les évolutions politiques de l’emploi. Elles nécessitent pour cela d’investir dans des outils de gestion des talents tels que les logiciels de SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines).

Une bonne stratégie GPEEC pour réduire l’absentéisme

Une bonne stratégie de Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences (GPEEC) peut significativement réduire l’absentéisme dans la fonction publique territoriale. Son approche proactive et intégrée permet d’adapter les ressources humaines aux évolutions des missions et des environnements de travail.