Digitalisation de la fonction RH dans le secteur public : enjeux et perspectives

Qu’est-ce ce que la digitalisation RH ?

La digitalisation des ressources humaines dans la fonction publique désigne l’intégration progressive des technologies numériques pour moderniser les pratiques RH au sein des collectivités locales. Elle vise à améliorer la gestion des ressources humaines en automatisant des tâches administratives, en optimisant la gestion des compétences et en simplifiant des processus clés.

Cette transformation digitale s’articule autour de plusieurs axes stratégiques :

• l’automatisation des tâches administratives, comme la gestion des congés ou les déclarations sociales,
• la dématérialisation des documents administratifs, comme les bulletins de paie,
• l’utilisation d’outils d’analyse des données RH pour en tirer des données prédictives, par exemple sur le taux d’absentéisme.

Au cœur de cette digitalisation, le système d’information des ressources humaines (SIRH) centralise et sécurise les données RH, facilitant ainsi la gestion des informations et la réactivité des services.

De la dématérialisation à la digitalisation RH dans le secteur public

La transformation numérique dans la fonction publique a débuté avec la dématérialisation des documents et des process administratifs. Cette première étape, visant à remplacer le papier par des formats numériques, a été impulsée par l’État au cours des dix dernières d’années, notamment avec des programmes tels que « Action Publique 2022 ». L’objectif de cette démarche est double : réduire les coûts et améliorer les délais de traitement de l’information. Un tournant a été marqué par la circulaire du 6 août 2016 qui a instauré la généralisation du bulletin de paie dématérialisé pour les fonctionnaires de l’État.

Depuis lors, de nombreuses démarches ont suivi, telles que la possibilité de déposer des plaintes en ligne, la dématérialisation des procédures judiciaires ou encore la gestion financière et comptable dématérialisée au sein des établissements hospitaliers et des collectivités territoriales.

L’intégration d’outils numériques dans l’ensemble des process

Cependant, la digitalisation RH va bien au-delà de la simple suppression du papier : elle transforme en profondeur les modes de fonctionnement. Son objectif est d’intégrer des outils numériques dans l’ensemble des process. Les bénéfices attendus sont multiples : pour les agents publics, la digitalisation permet de réduire les tâches répétitives, d’améliorer la productivité et même de favoriser la flexibilité et la mobilité. Pour l’administration, cette transformation se traduit par une réduction des coûts opérationnels, une gestion optimisée des ressources et un encouragement à l’innovation dans l’offre de services publics.

Cette phase de digitalisation est en constante évolution, notamment avec l’émergence de l’IA générative qui ouvre la voie à des perspectives inédites.

État des lieux de la digitalisation RH

Malgré les progrès considérables réalisés ces dernières années dans la digitalisation des ressources humaines, plusieurs défis persistent. Ce sujet représente aujourd’hui un enjeu stratégique majeur pour la fonction publique, soutenu par des feuilles de route nationales et des projets interministériels. L’objectif principal de cette transformation est de moderniser la gestion des agents publics, d’améliorer l’efficacité administrative et de répondre aux nouveaux défis managériaux, écologiques et numériques auxquels l’administration est confrontée.

Depuis une dizaine d’années, l’accélération de la digitalisation des RH s’est traduite par des avancées significatives, telles que la dématérialisation des dossiers individuels des agents, des bulletins de paie, ainsi que la gestion des absences et des déclarations sociales nominatives (DSN).

Ces progrès s’inscrivent dans le cadre des feuilles de route « SIRH 2022 » et de celle qui s’étend de 2023 à 2027. Elles structurent la transformation numérique de la fonction RH autour de six axes prioritaires :

L’avenir du digital dans la fonction publique

L’avenir du digital dans la fonction publique repose sur une transformation numérique en profondeur, comme le met en lumière le dossier « Cap sur la Transition numérique », mis à jour en décembre 2024. Ce document examine les mécanismes, enjeux et conséquences de cette transition, notamment l’impact sur les organisations publiques, les métiers des agents et les compétences nécessaires pour réussir cette évolution.

Dans ce cadre, l’automatisation de certains processus administratifs, comme la gestion des ordres de mission, a déjà permis d’optimiser les coûts, d’améliorer la traçabilité des actions et de renforcer la conformité, tout en limitant les risques d’erreurs humaines. La Cour des comptes souligne que cette transformation est un levier clé pour améliorer la productivité de l’État, la qualité des services rendus et, par extension, la gestion des finances publiques.

À l’avenir, l’enjeu principal sera de généraliser les bonnes pratiques, d’investir davantage dans les compétences numériques des agents et de garantir une expérience usager fluide et sécurisée. En parallèle, il sera essentiel de maintenir un haut niveau de sécurité et de conformité des systèmes afin d’assurer la fiabilité des services numériques.

Le développement du télétravail, particulièrement depuis 2021, a également renforcé la nécessité d’adopter des outils RH digitaux. Ces derniers sont désormais indispensables pour faciliter le travail à distance, soutenir la gestion collaborative et assurer un accès simplifié aux services RH, tout en assurant une gestion fluide, sécurisée et conforme des process administratifs.

L’usage de l’Intelligence Artificielle dans la digitalisation RH

Dans le cadre de sa mission de prospective RH, la Direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP) mène depuis plusieurs mois une réflexion approfondie sur les enjeux, les opportunités et les défis liés à l’utilisation de l’intelligence artificielle en gestion des ressources humaines dans la fonction publique. Ces travaux ont conduit à l’élaboration d’un guide stratégique, qui inclut un projet de « cadre d’usage de l’IA en GRH », destiné aux ministères. Ce projet a été approuvé par le conseil d’orientation des politiques de ressources humaines (CORH) lors de sa réunion du 20 mars 2024.

L’objectif de ce guide est d’encadrer l’usage de l’IA afin d’éviter les risques éthiques et techniques tout en maximisant ses bénéfices. La feuille de route 2024-2027 prévoit une généralisation progressive des outils d’IA, accompagnée d’un renforcement de l’interopérabilité des systèmes RH. Les expérimentations en cours permettront de tester cette approche, d’ajuster le cadre réglementaire et d’évaluer l’impact de l’IA sur la productivité des administrations publiques.

Les opportunités d’utilisation de l’IA dans la gestion des RH sont vastes. Il est possible de l’envisager dans de nombreux domaines tels que :

• L’attractivité et le recrutement,
• La gestion du personnel,
• La formation,
• Le développement des compétences,
• La fidélisation et l’engagement,
• La performance et le management…

L’enjeu réside dans la régulation de l’utilisation de l’IA afin de renforcer les capacités humaines tout en préservant le lien social et la prise de décision humaine dans les pratiques RH. L’IA doit être envisagée comme un outil de soutien et non comme un substitut au travail humain.

Quels sont les avantages de la digitalisation RH ?

La digitalisation des ressources humaines présente de nombreux avantages, tant sur le plan opérationnel que stratégique :

1. Des gains d’efficacité et productivité accrue

L’utilisation d’outils numériques performants et la centralisation des données RH, assurent un accès unifié aux informations, réduisant ainsi les erreurs et les doublons. En matière de recrutement, ces outils optimisent le suivi des candidatures et permettent une gestion prédictive des besoins en compétences.

2. Une amélioration de l’expérience collaborateur

La digitalisation renforce l’autonomie des collaborateurs, qui peuvent accéder 24/7 à leurs documents et à divers services RH via des portails dédiés. De plus, la formation devient plus personnalisée grâce à des parcours d’apprentissage en ligne adaptés aux besoins spécifiques de chacun.

3. Un renforcement de la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT)

La digitalisation permet aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Elle simplifie également la gestion du télétravail et des horaires hybrides, offrant ainsi une plus grande flexibilité.

4. Des avantages stratégiques et économiques

En réduisant les coûts liés au papier, aux erreurs administratives et aux retards, la digitalisation permet une gestion plus efficace des ressources humaines. L’analyse prédictive des données RH, notamment en matière de gestion des compétences, des départs ou des besoins en mobilité, favorise une gestion proactive et éclairée des talents.

5. L’adaptabilité et l’innovation

La digitalisation offre une grande réactivité face aux évolutions réglementaires ou sociétales grâce à la mise à jour agile des outils. L’interopérabilité des systèmes RH facilite la synchronisation des données, permettant ainsi un suivi global du cycle de vie des agents, du recrutement à la gestion de carrière.

Quels sont les freins de la digitalisation RH dans le secteur public ?

Malgré les nombreux avantages de la digitalisation, plusieurs freins subsistent, parmi lesquels :

Les conditions de réussite de la mise en place de la digitalisation RH

Pour réussir la mise en place de la digitalisation RH, elle appelle à la vigilance concernant certaines conditions clés.

Condition 1 : l’accompagnement humain et la formation des collaborateurs

La digitalisation, du fait de sa nature et l’envergure de ses impacts, conduit à des changements significatifs au sein des organisations. Il est donc nécessaire de veiller à organiser une conduite du changement adéquate afin de déployer pleinement le potentiel bénéfique de ces évolutions sans engendrer de nouveaux risques psychosociaux. L’implication des équipes RH et des managers dès la phase de conception, accompagnée de parcours de formation adaptés, sera déterminante pour favoriser l’adhésion des collaborateurs et garantir la réussite du projet.

Condition 2 : l’analyse des besoins et la conformité réglementaire

Avant de lancer tout projet de digitalisation RH, il est essentiel de s’assurer du respect des réglementations relatives à la gestion des données sensibles et à la confidentialité, notamment le RGPD, ainsi que de l’adaptation aux procédures administratives. Il convient également de réaliser un diagnostic détaillé des besoins de l’organisation et des collaborateurs.

Condition 3 : un choix d’outils adaptés et interopérables

Le choix des outils numériques constitue un élément clé de la réussite de la digitalisation RH. Il convient de privilégier des solutions performantes, modulaires et évolutives, permettant une intégration fluide avec les systèmes existants. De plus, pour garantir l’efficacité de l’ensemble des processus, il est essentiel d’assurer l’interopérabilité entre les différents systèmes RH.

Condition 4 : un pilotage par la donnée et l’amélioration continue

Une fois les outils de digitalisation déployés, il est indispensable de mettre en place un pilotage basé sur la donnée RH, à travers des indicateurs de performance clairement définis pour mesurer l’impact réel de la digitalisation RH. Par ailleurs, il est important d’adopter une approche d’optimisation itérative en ajustant régulièrement les outils et les processus en fonction des retours d’expérience des utilisateurs et des données recueillies, pour garantir une adaptation constante aux besoins de l’organisation.

La digitalisation RH : un levier pour lutter contre l’absentéisme dans la fonction publique

La digitalisation RH impacte l’ensemble de la chaîne (prévention, gestion, analyse), faisant d’elle un outil incontournable pour réduire l’absentéisme dans la fonction publique. Elle permet :

• d’améliorer la transparence et la traçabilité grâce à un suivi des absences en temps réel et à l’automatisation des alertes garantissant ainsi une gestion plus réactive et sans faille,
• d’optimiser la prévention et le suivi grâce à une analyse prédictive basée sur l’exploitation des données RH et la mise en place d’actions ciblées,
• de réduire la charge administrative en automatisant les tâches répétitives pour permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et limiter les frustrations liées aux délais de traitement,
• de renforcer la qualité de vie et de conditions de travail (QVCT) en offrant un accès facilité à l’information, en fluidifiant la communication entre les collaborateurs et en améliorant la flexibilité, afin de mieux concilier vie professionnelle et personnelle,
• de disposer de tableaux de bords et de mesures d’impact permettant d’ajuster en continu les politiques de prévention et d’adopter des stratégies RH basées sur des données précises et éclairées.

Ressources

[1] Etude  La Gazette –  CEGOS avril 2023 – https://www.lagazettedescommunes.com/864532/formation-transition-numerique-de-fortes-attentes-en-matiere-de-transformation-rh/