Comment bien préparer l’entretien de ré-accueil ?
Face à la croissance des absences pour raison de santé dans les fonctions publiques territoriales et hospitalières, des méthodes de prévention, tel l’entretien de ré-accueil, existent pour en réduire les coûts directs et indirects que ces dernières engendrent pour les organisations : désorganisation des services, surcharge de travail, stress, perte de qualité de service…
L’entretien de ré-accueil, qui tend à se développer au sein des organismes publics, est particulièrement adapté pour les cadres intermédiaires confrontés en particulier à un absentéisme de courte durée et répétitif parfois difficilement gérable.
Un taux d’absentéisme en constante progression
Les collectivités territoriales et hospitalières partagent aujourd’hui le même constat : les absences pour raison de santé sont en progressions (le taux d’absentéisme dans la fonction publique territorial progresse de 16 % sur la période passant de 8,3 % en 2012 à 9,6 % en 2023). Cette augmentation engendre de multiples conséquences : désorganisation, surcharge de travail, stress, perte de qualité de service, coûts financiers importants.
Le suivi régulier de l’évolution des absences et la mise en œuvre d’actions de prévention des risques ou de soutien et de maintien dans l’emploi prennent ainsi toute leur importance. L’entretien de retour d’absence est un levier important dans le cadre d’une politique globale de prévention et de maîtrise des absences pour raison de santé. Nécessitant l’implication du management et de l’ensemble des acteurs de l’organisation, il constitue une étape clé pour une bonne réintégration de l’agent.
Pourquoi mettre en place un entretien de ré-accueil suite à l’absence d’un agent ?
L’entretien de ré-accueil est un outil de gestion de l’absentéisme visant à ré-accueillir un agent suite à une absence pour raison de santé (arrêt maladie, accident de service…). Il s’agit d’une approche managériale de l’absentéisme dont l’objectif est de favoriser le retour et le maintien dans l’emploi des agents.
L’entretien de ré-accueil contribue à réduire les absences au travail pour raison de santé, car il permet de :
L’entretien de ré-accueil ne vise pas à culpabiliser l’agent suite à son absence mais bien à faire le point sur la situation de retour. Il s’agit de comprendre, d’anticiper pour agir. C’est-à-dire comprendre les difficultés ayant conduit l’agent à s’absenter, anticiper les éventuelles rechutes en améliorant l’organisation ou encore les conditions de travail et enfin définir un plan d’actions permettant la réintégration de l’agent et son maintien dans l’emploi.
Comment mettre en place une procédure de ré-accueil ?
La phase de cadrage
Cette phase de cadrage a notamment vocation à s’assurer auprès des acteurs clé de l’organisation (direction, DRH, médecine de prévention, organisations syndicales…) de la compréhension commune des ambitions du dispositif : l’entretien de ré-accueil, conduit par le responsable hiérarchique direct et, le cas échéant, par le responsable du personnel ou DRH de la structure, est une étape clé pour une bonne réintégration de l’agent. Il ne vise surtout pas à recevoir l’agent strictement pour raison de santé.
D’autre part, l’entretien doit permettre de comprendre les éventuelles difficultés liées à l’organisation du travail qui ont conduit l’agent à s’absenter. Il ne doit évidemment pas être l’occasion de culpabiliser l’agent. Il s’agit de faciliter sa réintégration et son maintien dans l’emploi. Le manager s’interroge donc sur le lien éventuel entre l’absence et le travail, pour bâtir, si nécessaire, un plan d’action adapté. Il peut s’agir d’une nouvelle organisation du travail, d’un aménagement de poste, d’un changement de service, d’un besoin de formation, d’une demande de soutien psychologique…
Pour l’encadrant, l’entretien est l’occasion de responsabiliser l’agent (en lui faisant notamment prendre conscience, si besoin était, du rôle joué par les collègues ayant dû reprendre l’activité en son absence), et de contribuer à lui faire retrouver sa motivation à travers un échange sur ses attentes et ses éventuelles craintes dans le cadre de sa reprise. L’agent doit y voir un intérêt de discussion, un moment pour s’exprimer.
Formalisation de la procédure
Cette procédure peut préciser les critères objectifs de mise en œuvre de l’entretien : la durée et la fréquence de l’arrêt. Ces critères sont propres à chaque structure et idéalement définis de façon participative. La mise en œuvre de critères ne doit toutefois pas interdire à l’encadrement, et également à l’agent, toute prise d’initiative au cas par cas.
Afin d’harmoniser les pratiques et d’accompagner l’encadrement dans cette dynamique, il est également important de définir un support ainsi qu’un guide d’entretien, destiné à l’agent et à son encadrant, garantissant l’équité entre les agents et un retour d’informations auprès de la DRH.
Le support d’entretien
Un support d’entretien peut comporter :
- des éléments liés à la situation d’absence de l’agent (durée, fréquence, actions mises en place pour palier l’absence),
- des informations concernant les évènements importants qui se sont produits pendant l’absence,
- un plan d’actions défini par l’agent et son responsable hiérarchique direct (exemple : formation aux gestes et postures dans le travail visant à améliorer les conditions de travail de l’agent et réduire les risques d’accident de travail ou de maladie professionnelle).
Avant la mise en œuvre du dispositif de ré-accueil, il convient de former l’encadrement à la conduite de ce type d’entretien et de sensibiliser les agents sur ses objectifs et son déroulement. Ceci afin d’éviter la crainte que cet échange ne se transforme en entretien disciplinaire. Il est également important de prêter attention au respect du secret médical dans ce type de démarche.
Un entretien tourné vers les attentes de l’agent
L’entretien de ré-accueil ne doit pas avoir pour vocation première de lutter contre l’absentéisme, mais bien de s’assurer du bien-être au travail de l’agent reçu en entretien. Ainsi, il convient d’inscrire ce dispositif dans une démarche globale d’amélioration des conditions de travail qui se doit d’être bienveillante et respectueuse des agents.
Un entretien de ré-accueil mal formalisé et mal animé risque de générer bien au contraire tensions et désorganisation, voire d’aboutir à une condamnation juridique de l’institution, comme une jurisprudence est venue le démontrer. En effet, un arrêt de la chambre sociale de la Cour de cassation, en date du 12 février 2013, précise que l’employeur (société privée) ne peut, au moyen d’un dispositif apparemment neutre, stigmatiser les salariés absents pour maladie, au risque d’assimiler ce dispositif à une mesure de discrimination.
Il ne faut cependant pas déduire de l’arrêt de 2013 une condamnation des « entretiens de retour d’absence ». Leur efficacité est attestée, mais attention, donc, à ne pas les dénaturer.
Comment bien préparer l’entretien de retour d’absence ?
La préparation de l’entretien
Il faut informer suffisamment tôt l’agent par écrit qu’il sera reçu le jour de sa reprise. L’encadrant prépare l’entretien en réunissant les éléments factuels et non confidentiels liés à l’absence de l’agent ainsi que les évènements importants qui se sont produits durant sa période d’absence. Il s’assure également de la mise à disposition du poste et/ou des équipements de travail et informe les membres de l’équipe de la date et des modalités du retour.
La conduite de l’entretien
Un entretien de ré-accueil se déroule en quatre étapes (une durée de 45 minutes est préconisé) :
Il s’agit d’établir un contact humain détendu, de créer un climat de confiance puis de préciser le cadre de l’entretien, ses objectifs et son déroulement. L’objectif de l’encadrant est de rassurer l’agent, lui faire comprendre qu’il a manqué à la structure et de le responsabiliser.
Il faut veiller à se mettre en position d’écoute active, exclure les idées préconçues et toute tentative d’interprétation, adopter une attitude physique de disponibilité, laisser autrui s’exprimer sans l’interrompre, questionner, donner de nombreux signes visuels et verbaux d’intérêt, reformuler, pratiquer des silences, témoigner de l’empathie, rester neutre et bienveillant. Le style non directif et les questions ouvertes non orientées pour faciliter l’expression de l’agent sont à privilégier. Ces questions débutent par un pronom ou un adverbe (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?).
L’objectif est d’identifier l’ensemble des craintes et des attentes de l’agent dans le cadre de sa reprise, pour bâtir le plan d’actions le plus approprié.
Il s’agit de répondre à l’agent en affirmant le positionnement d’encadrant tout en restant empathique. Le but sera de définir des objectifs et une organisation de travail à la fois adaptée à l’agent et aux objectifs de la structure. Si l’agent en ressent le besoin, il peut être envisagé de définir une nouvelle organisation du travail, de mettre en place un aménagement de poste, un changement de service, une formation, un soutien psychologique, par exemple.
Au terme de l’entretien de ré-accueil, il faut veiller à conclure de façon positive, sur une nouvelle organisation de travail, sur de nouveaux objectifs, et repréciser à l’agent les activités et les compétences attendues de lui. L’encadrant propose également sa disponibilité pour accompagner l’agent.
Le bilan et le suivi de l’entretien de reprise
Il existe différents types d’accompagnements possibles :
- formation,
- mobilité : changement de service, d’établissement ou de poste,
- soutien psychologique individuel,
- parcours d’intégration (pour des tâches spécifiques),
- mise en œuvre de points de suivi hebdomadaire/mensuel,
- organisation du temps et/ou de la charge de travail dans des situations de reclassement ou d’aménagement de poste.
Dans le cadre d’une absence de durée importante, après l’entretien de ré-accueil, il est conseillé de réaliser un entretien annuel d’évaluation afin d’harmoniser les objectifs au sein de l’équipe et également de les adapter le cas échéant.
Quelles sont les conditions de réussites ?
Tout d’abord, il s’agit de créer de bonnes conditions matérielles : l’entretien doit avoir lieu dans un espace neutre. Ce lieu doit favoriser l’expression et garantir la confidentialité. Le manager, quant à lui, doit se rendre totalement disponible.
Il faut également porter une attention particulière aux attitudes suivantes.
