La mise en place d’un régime de protection sociale complémentaire d’entreprise en frais de santé ou prévoyance s’opère en 2 étapes, l’établissement doit formaliser son régime en droit du travail et conclure le contrat d’assurance.
Etape 1 : la formalisation du régime en droit du travail
L’engagement de l’employeur vis-à-vis de ses salariés doit se matérialiser par l’existence d’un acte juridique comme le prescrit l’article L.911-1 du Code de la Sécurité sociale. La formalisation du régime par un acte de mise en place de droit du travail est une condition d’exonération sociale et de déduction fiscale. Il résulte de ce texte qu’au niveau de l’entreprise, la couverture santé ou prévoyance peut être mise en place selon 3 modalités distinctes :
- Convention ou accord collectif.
- Ratification à la majorité des intéressés d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise (accord référendaire).
- Décision unilatérale du chef d’entreprise (DUE) constatée dans un écrit remis à chaque intéressé.
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Il existe une hiérarchie entre ces normes de droit du travail
Il est possible de déroger à une norme par une norme de niveau supérieur.
- Il est possible de modifier une DUE par accord collectif par exemple. Il n’est pas possible de déroger à une norme par une norme de niveau inférieur.
- Il est impossible de modifier une convention collective par une DUE par exemple. Sauf dans un sens plus favorable au salarié.
- Suppression du délai de carence prévu par la convention collective, de la clause d’ancienneté…
La convention collective
L’accord collectif
L’accord référendaire
La DUE
Point de vigilance
Quelle que soit la modalité choisie, il convient de respecter une étape préalable résidant dans la consultation des institutions représentatives du personnel.
1. Les différentes modalités de mise en place du régime
Il existe différentes modalités de mise en place du régime :
La convention collective
La convention collective est une norme qui régit une branche professionnelle donnée. Elle est conclue entre les syndicats d’employeurs et de salariés. Elle traite de tous les domaines afférents aux conditions de travail des salariés (minimas de salaires, congés, prévoyance, etc…).
Les possibilités de l’employeur
- Appliquer stricto sensu les stipulations relatives au régime de protection sociale complémentaire des salariés de la convention collective dont il relève.
- Prévoir une modalité d’application plus favorable pour les salariés. Dans ce cas, il doit nécessairement formaliser cette décision (dans une décision unilatérale par exemple)
Le saviez-vous ?
L’accord collectif est conclu au niveau d’une branche ou d’une entreprise, entre les syndicats d’employeurs et de salariés. À la différence de la convention collective, l’accord collectif porte sur un seul thème (par exemple, l’accord collectif de mise en place d’un régime frais de santé / prévoyance).
Point de vigilance
L’employeur doit obligatoirement appliquer la convention ou l’accord collectif de branche étendu dès lors que son activité entre dans son champ d’application territorial. Quand une convention n’est pas étendue, seuls les employeurs affiliés à un syndicat sont tenus par son application.
Accord référendaire
L’accord référendaire (communément appelé « référendum ») est un document écrit et ratifié par les salariés d’une entreprise qui votent pour ou contre son adoption. Pour être définitivement adopté, le projet d’accord doit être ratifié à la majorité des salariés intéressés et non seulement à la majorité des votants.
Que faire en cas de modification des garanties ou changement d’organisme assureur ?
L’employeur qui souhaite modifier les garanties instituées par accord référendaire ou modifier le nom de l’organisme assureur précisé dans l’acte juridique de droit du travail doit dénoncer l’accord référendaire dans le respect de la procédure explicitée ci-dessous.
Décision unilatérale de l’employeur (DUE)
La DUE est un document écrit dans lequel l’employeur mentionne les caractéristiques du régime en place. L’employeur doit :
- Remettre individuellement la décision unilatérale à chaque salarié.
- Conserver la preuve de la remise de cet écrit. Pour ce faire, il peut l’envoyer par lettre recommandée à chaque salarié, ou la remettre en mains propres contre signature sur une liste d’émargement.
Que faire en cas de modification des garanties ou changement d’organisme assureur ?
L’employeur qui souhaite modifier les garanties instituées par DUE ou modifier le nom de l’organisme assureur précisé dans l’acte juridique de droit de travail est tenu de respecter strictement la procédure instituée par la jurisprudence en matière de dénonciation des engagements unilatéraux ou des usages.
Les conditions cumulatives à respecter
- Information et consultation des représentants du personnel, si présents dans l’entreprise, de la décision de dénoncer l’engagement unilatéral.
- Information individuelle de chaque salarié. Un simple affichage ne suffit pas à satisfaire à cette obligation. L’employeur devra apporter la preuve de cette information soit en procédant par lettre recommandée avec accusé de réception soit par lettre remise en mains propres contre décharge.
Cette information doit se faire dans un délai suffisant afin de permettre l’engagement de négociations. Aucun délai n’est fixé par la réglementation. Toutefois, à défaut de respect d’un délai de préavis suffisant, généralement de trois mois, les juges estiment que la dénonciation est irrégulière et donc inopposable aux salariés. Ces derniers seront en droit de réclamer le bénéfice des couvertures irrégulièrement dénoncées.
2. Le contenu de l’acte de mise en place
Le contenu de l’acte de mise en place est pour partie dicté par le Code de la Sécurité sociale :
- des clauses doivent nécessairement figurer dans l’acte de mise en place : les clauses obligatoires
- des clauses ne doivent pas figurer dans l’acte de mise en place : les clauses prohibées
Les clauses obligatoires
Lorsque le régime prévoit la couverture des risques incapacité, invalidité, décès, avec versement des prestations sous forme de rente, l’acte de mise en place doit intégrer deux éléments (art. L. 912-3 du Code des assurances) :
- Les modalités selon lesquelles la revalorisation de ces rentes sera poursuivie en cas de changement d’organisme assureur.
- Le maintien de la garantie décès pour les bénéficiaires de rentes d’incapacité ou invalidité en cas de changement d’organisme assureur, et la revalorisation des bases de calcul, celle-ci devant être au moins égale à celle du contrat d’assurance résilié.
Exemple de rédaction
« Conformément à l’article L.912-3 du code de la Sécurité sociale, en cas de changement d’organisme assureur, les rentes en cours de service continueront d’être revalorisées dans les mêmes conditions que le contrat précédent. Les garanties décès seront également maintenues au profit des personnes bénéficiant des prestations incapacité-invalidité à la date d’effet de la résiliation du contrat d’assurance. Dans ce cas, la revalorisation des bases de calcul des différentes prestations relatives à la couverture du risque décès est au moins égale à celle déterminée par le contrat de l’organisme assureur qui a fait l’objet d’une résiliation. »
Les clauses prohibées
Elles ont pour objet ou effet de discriminer en fonction du sexe (tous régimes confondus). L’acte de mise en place ne doit contenir aucune discrimination fondée sur le sexe (art. L. 913-1 du Code de la Sécurité sociale). Il est prévu expressément (alinéa 2 du même article) que cette disposition ne fait pas obstacle aux dispositions relatives à la protection de la femme en raison de la maternité.
3. Les avantages du régime collectif et obligatoire
Pour bénéficier des exonérations sociales et fiscales, le régime de protection sociale complémentaire doit être obligatoire et collectif. Pour revêtir un caractère collectif, le régime doit bénéficier à l’ensemble des salariés ou à une ou plusieurs catégories collectives de salariés définies de manière objective (article R.242-1-1 du Code de la Sécurité sociale).
Etape 2 : la conclusion du contrat d’assurance
L’employeur doit ensuite conclure un contrat d’assurance avec un organisme assureur pour lui permettre de remplir les engagements pris auprès de ses salariés.
Le contrat d’assurance ne peut être conclu qu’avec un ou des organisme(s) assureur(s), c’est-à-dire des sociétés d’assurances, des institutions de prévoyance ou des mutuelles. En effet, seules ces trois structures sont habilitées à pratiquer des opérations de couverture collective en matière de protection sociale complémentaire d’entreprise (article 1er de la loi n°89-1009, dite « loi Évin »).
L’entreprise ne peut pas « s’auto-assurer » c’est-à-dire décider qu’elle paiera les prestations sur ses fonds propres en cas de sinistre.
Du côté de l’entreprise adhérente, le signataire du contrat d’assurance doit avoir la qualité et le pouvoir d’engager la société qu’il représente (représentant légal ou personnel mandaté).
Votre branche peut-elle vous imposer un organisme assureur ?
La liberté de choix de votre organisme assureur vous appartient !
Depuis le 16 juin 2013 (date de publication de la décision du Conseil constitutionnel), les accords de branche conclus au niveau des branches professionnelles ne peuvent plus désigner un organisme assureur chargé de gérer le régime de protection sociale complémentaire et d’imposer cet organisme assureur aux établissements relevant de la branche. Les accords de branches peuvent seulement « recommander » un ou plusieurs organismes assureurs.
La clause de recommandation n’a aucune valeur contraignante pour les établissements qui peuvent souscrire leur contrat d’assurance auprès d’autres organismes assureurs (sous réserve de respecter leurs obligations conventionnelles notamment en termes de garanties).
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FAQ
Mon établissement est assuré auprès d’un organisme recommandé. Ai-je le droit de résilier mon contrat pour souscrire auprès d’un assureur non recommandé ?
Oui, lorsque l’établissement souscrit un contrat d’assurance auprès de l’organisme recommandé, il peut résilier son contrat d’assurance annuellement et selon les modalités prévues contractuellement par les Parties.
On m’a dit que si je quittais mon assureur recommandé pour un autre qui ne l’est pas, je ne pourrais plus revenir auprès d’un organisme recommandé par la suite. Est-ce vrai ?
C’est faux. La recommandation n’a pas de caractère contraignant. Vous êtes donc libres de rejoindre tout autre organisme sur le marché non recommandé par la branche du moment que les garanties qu’il propose sont au moins équivalentes à celles définies par accord de branche puis de revenir vous assurer auprès d’un organisme recommandé qui ne peut vous refuser l’adhésion.
